Eventy

KV i eventy medyczne

Gdy marka wychodzi poza ekran i musi działać na kongresie, sympozjum albo advisory boardzie, potrzebny jest nie tylko dobry layout, ale cały system wydarzenia. Łączymy identyfikację, scenografię, prezentacje i materiały uczestnika tak, żeby event nie wyglądał jak przypadkowy zbiór nośników.

Scena i signage Spójność nośników Paczka produkcyjna

OD CZEGO ZACZYNAMY

Najczęstsza sytuacja startowa

Pracujemy z markami, które mają już pojawić się na konkretnym wydarzeniu i potrzebują systemu wizualnego, który udźwignie wiele nośników naraz.

PO STRONIE KLIENTA

Po stronie klienta zwykle uczestniczą

lider marki lub wydarzenia
agencja eventowa lub organizator po stronie klienta
osoby odpowiedzialne za produkcję i treść naukową

Układ decyzji

Jak ten zakres przechodzi przez decyzje po stronie klienta

Wydarzenie medyczne spina decyzje kilku stron naraz: lidera marki, części naukowej oraz produkcji sceny i ekranu. Porządkujemy zakres tak, żeby wszystkie trzy strony działały w jednym systemie.

Lider marki / wydarzenia

Co musi zobaczyć

Jednego systemu wizualnego, który utrzyma scenę, ekrany, materiały i komunikację wokół wydarzenia.

Najczęściej blokuje

gdy event jest składany z osobnych projektów, które nie mają wspólnej logiki ani priorytetów marki.

Medical / właściciel części naukowej

Co musi zobaczyć

Formatów, które nie przykrywają treści naukowej i pozwalają utrzymać czytelność podczas prezentacji oraz dyskusji.

Najczęściej blokuje

gdy warstwa wizualna zaczyna walczyć z treścią prelegentów albo wymaga ciągłego ręcznego ratowania slajdów.

Produkcja / agencja eventowa

Co musi zobaczyć

Paczki gotowej do realnego wykonania: z formatami, zależnościami i porządkiem, który ogranicza chaos pod deadline.

Najczęściej blokuje

gdy projekt dobrze wygląda w mockupie, ale nie jest przygotowany do druku, montażu i emisji na miejscu.

Zakres pracy

Kiedy ten zakres ma sens i co realnie dowozimy

Zakres dopasowujemy do etapu projektu. Poniżej pokazujemy sytuacje, w których usługa ma sens, oraz materiały przekazywane po zakończeniu prac.

Kiedy ten zakres ma sens

Marka ma uczestniczyć w kongresie lub wydarzeniu i potrzebuje spójnej oprawy, a nie tylko kilku osobnych projektów.
Trzeba szybko przejść z KV do roll-upów, ekranu, sceny, programu i prezentacji prelegentów.
Zespół chce uniknąć sytuacji, w której event wygląda dobrze tylko na jednym formacie, a rozpada się przy kolejnych nośnikach.

Co realnie dowozimy

System wizualny wydarzenia z zasadami użycia na scenie, w przestrzeni i w materiałach uczestnika.
Nośniki fizyczne i cyfrowe: backdropy, roll-upy, ekrany, signage, agenda, materiały pomocnicze i prezentacje.
Spójny zestaw assetów, który da się przekazać dalej do produkcji, druku i obsługi technicznej wydarzenia.
Koordynacja warstwy wizualnej między wydarzeniem, treścią naukową i potrzebami zespołu organizacyjnego.
Paczka produkcyjna domykająca etap od koncepcji do gotowości wykonawczej.

Proces

Jak prowadzimy ten zakres

Zamiast przerzucać brief między kolejnymi wykonawcami, porządkujemy decyzje tak, żeby materiał dało się zatwierdzić i wdrożyć bez chaosu.

Etap 01

Zakres wydarzenia

Ustalamy typ eventu, przestrzeń, role poszczególnych nośników i najważniejsze momenty styku z odbiorcą.

Etap 02

System wizualny

Przekładamy KV marki na logikę wydarzenia, a nie tylko na pojedyncze materiały eksportowane osobno.

Etap 03

Zestaw nośników

Projektujemy scenę, ekrany, materiały i prezentacje tak, aby tworzyły jeden czytelny system.

Etap 04

Przygotowanie produkcji

Porządkujemy pliki, formaty i zależności przed drukiem, montażem lub emisją cyfrową.

LINIA DECYZYJNA

Event medyczny zdradza wszystkie słabości systemu wizualnego, bo tam marka musi działać jednocześnie w przestrzeni, na ekranie i w ręku uczestnika.

Efekt po stronie klienta

Co upraszczamy po stronie klienta

Wydarzenie wygląda jak świadomie zaprojektowane doświadczenie marki, a nie zestaw przypadkowych projektów.

Mniej tarcia między zespołem marketingu, organizacją eventu i wykonawcami odpowiedzialnymi za produkcję.

Szybsze przejście od KV do gotowych materiałów bez gubienia spójności na kolejnych nośnikach.

Review i wdrożenie nie są dodatkiem

Na eventach medycznych najbardziej widać, czy marka jest zbudowana systemowo. Jeśli KV nie jest przygotowany do pracy w przestrzeni, to każdy nośnik zaczyna żyć własnym życiem. Dlatego myślimy o scenie, ekranie i materiale uczestnika jako o jednym układzie.

Zakres odpowiedzialności: KV i eventy medyczne

Bierzemy odpowiedzialność za system wizualny wydarzenia i przygotowanie materiałów produkcyjnych. Nie zastępujemy wykonawcy odpowiedzialnego za fizyczną realizację, montaż lub logistykę samego eventu.

Następny krok

Co zwykle dochodzi w następnym kroku

Master Key Visual

Gdy przed eventem trzeba jeszcze zbudować główny system wizualny marki.

Materiały HCP

Gdy obok oprawy wydarzenia potrzebne są też broszury, PDF-y i materiały do pracy po spotkaniu.

Przygotowanie do wdrożenia

Gdy etap eventowy trzeba domknąć na poziomie produkcyjnym i przekazaniowym.

Przed decyzją

Co warto przeczytać przed decyzją

Przewodnik: czy marka potrzebuje nowego master KV?

Dobra baza, jeśli event ma ujawnić czy system marki jest gotowy do pracy w przestrzeni i na ekranach.

Przewodniki AXYN

Pozostałe materiały o tym, jak spinać KV, HCP i rollout w jeden system.

FAQ

Najczęstsze pytania o ten zakres

Krótkie odpowiedzi na pytania, które najczęściej padają przy wyborze wykonawcy KV, adaptacji CLM/Veeva, materiałów HCP, wydarzeń medycznych oraz rolloutu.

01Na czym polega identyfikacja wizualna wydarzeń medycznych i kongresów?

To spójny system wizualny wydarzenia zbudowany z key visual marki: scena, ekrany, signage, agenda, prezentacje i materiały uczestnika. Chodzi o to, żeby marka działała jednocześnie w przestrzeni, na ekranie i w ręku uczestnika, a nie jako przypadkowy zbiór nośników.

02Co obejmuje oprawa eventu medycznego?

Scenografię i signage, backdropy, roll-upy, ekrany, agendę, materiały pomocnicze oraz prezentacje prelegentów, spięte jednym systemem. Do tego paczka produkcyjna z formatami i zależnościami, gotowa do przekazania wykonawcy.

03Czy realizujecie fizyczny montaż i produkcję na miejscu?

Nie. Odpowiadamy za system wizualny wydarzenia i przygotowanie materiałów produkcyjnych. Fizyczna realizacja, montaż i logistyka samego eventu pozostają po stronie wykonawcy lub agencji eventowej klienta.

04Jak event spina się z master KV marki?

System wydarzenia przekładamy z master key visual, a nie budujemy osobno. Dzięki temu scena, ekrany i materiały uczestnika trzymają ten sam kierunek co reszta komunikacji marki.

05Czy materiały eventowe uwzględniają zasady komunikacji leków?

Tak. Materiały towarzyszące wydarzeniu projektujemy ze świadomością zasad reklamy produktów leczniczych i kodeksów branżowych, tak aby warstwa wizualna nie przykrywała treści naukowej. Formalna akceptacja pozostaje po stronie klienta.

06Jak wygląda przekazanie paczki produkcyjnej?

Porządkujemy pliki, formaty i zależności przed drukiem, montażem lub emisją cyfrową, tak aby wykonawca dostał materiał gotowy do realizacji bez ratowania go na ostatniej prostej.

Źródła

Na czym opieramy podejście

Standardy branżowe i regulacje, które porządkują pracę nad KV oraz materiałami pharma.

Prawo farmaceutyczne (ISAP)
Zasady reklamy produktów leczniczych i materiałów towarzyszących.
URPL, Urząd Rejestracji Produktów Leczniczych
ChPL i ulotka jako punkt odniesienia zgodności.
INFARMA, Kodeks Przejrzystości
Standardy komunikacji na wydarzeniach branżowych.
EFPIA Code of Practice
Europejski kodeks branżowy dla komunikacji leków.

Kontakt

Przygotowujesz event i chcesz utrzymać spójność marki?

Napisz, jakiego typu wydarzenie planujecie, jakie nośniki muszą powstać i gdzie dziś widzicie największe ryzyko chaosu.

Opisz zakres hello@axyn.pl